"Под руководством бизнеса". Статья о проекте внедрения Microsoft Dynamics AX в ОАО "ДСК-1" опубликована в журнале "Директор информационной службы", №1, 2008

Журнал "Директор информационной службы", №1, 2008

Николай Смирнов
 
Как известно, спецификой строительных организаций является долгосрочность проектов. Для управления ими необходимо видеть, как увеличивается себестоимость объектов, как изменяется прибыльность по каждому из них. Не менее важна задача сравнения затрат на разных объектах, что необходимо для оценки эффективности работы подразделений, занимающихся ими. Не секрет, что важнейшим преимуществом, которое можно предложить на строительном рынке, является высокое качество объектов, производимых с соблюдением всех технологий. При этом большое значение уделяется приемлемым срокам, и, конечно, стоимости. Эти факторы предъявляют высочайшие требования к финансовому блоку информационной системы.

"Руководить важнейшим для компании проектом внедрения ERP должен специально выделенный для этого бизнес-специалист", - говорит Андрей Семейкин, заместитель руководителя экономической службы ДСК-1.

В 1961 году распоряжением Совета Министров РСФСР был учрежден "Домостроительный Комбинат №1". Уже более 40 лет он является крупнейшим в России предприятием по строительству жилых домов. Все структуры комбината, как созданные изначально, так и создаваемые по мере необходимости, впоследствии вписывались в единую технологическую цепочку. Все вместе они представляют конвейер домостроительного комбината, где каждая деталь выполняет свою функцию, и малейшее отклонение эхом отзывается на работе всего механизма.
 
По словам генерального директора компании Владимира Копелева, как Генри Форд придумал автомобиль, сходящий с конвейера, так в ДСК-1 придумали "конвейерный" дом, создав панельное домостроение. В настоящее время продолжительность монтажа 17-этажного жилого дома составляет три месяца. За многие годы работы комбинат не имел ни одного случая срыва сроков ввода дома в эксплуатацию.
 
Переход со смыслом
 
ДСК-1 является предприятием, совмещающим под единым административно-техническим руководством весь комплекс домостроения, от проектных работ до сдачи готовых объектов. Управление предприятием такого масштаба предполагает работу с большим объемом информации и имеет свою специфику. Для всех строителей характерны длительный производственный цикл, оперативное перепланирование поставок материалов, отсутствие складских помещений на строительных площадках, использование заранее утвержденных строительных смет. При этом необходимо адекватное и своевременное реагирование на изменение ситуации, а грамотное финансовое планирование способно принести значительную экономию на издержках.
 
До внедрения ERP-системы на комбинате была проделана большая работа по оптимизации его деятельности. Помимо выстраивания бизнес-процессов, были автоматизированы все участки финансово-экономического контура, решен вопрос консолидации финансово-бухгалтерской информации, построена единая система управления кадрами.
 
Тем не менее, задачи, встающие перед комбинатом, потребовали перехода на современную, мощную и перспективную платформу. Возникла необходимость в качественно новом подходе к системе автоматизации для реализации таких задач, как создание единой системы управления финансовыми потоками, повышение их прозрачности, связь производственного и финансового планирования, оперативный анализ план-фактных отклонений. К этому привели и динамика развития производства, и увеличивающееся количество строящихся серий домов (а значит, и производимой номенклатуры), и изменение требований законодательства. Вместе с тем было очевидно, что возможности существовавшей учетной системы полностью исчерпаны.
 
Совокупность этих факторов приводила к потребности в принципиально новом решении. "Переходить с одной учетной системы на другую смысла не было. Мы выбирали именно из современных решений, как отечественных, так и зарубежных, позиционирующих себя как ERP-системы", - говорит заместитель руководителя экономической службы ДСК-1 Андрей Семейкин. При этом проект должен быть осуществим в сжатые сроки и рентабелен по стоимости, а сама система - позволять в дальнейшем наращивать свои возможности и не предъявлять завышенных требований к квалификации персонала. Создание же системы должно быть встроено в непрерывную производственную деятельность комбината, не останавливая и не ломая налаженный механизм.
 
Основываясь на доверии
 
Реализация проекта была поручена компании "Омега - Плюс", которая еще с 1996 года является стратегическим партнером комбината по комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности. Она занимается внедрением информационных систем различной направленности и имеет большой опыт работы со строительными компаниями. Именно с помощью ее специалистов долгие годы развивалась учетная система. Поэтому система и достигла потолка своих возможностей: в ней были частично реализованы и производство, и планирование. "Мы абсолютно уверены: чтобы система успешно работала, важно, какая команда занимается ее внедрением", - подчеркивает Семейкин.
 
Разумеется, при выборе партнера по реализации проекта обращали внимание на кадровые возможности компании и уровень компетенции ее специалистов, а также наличие в ее арсенале современных технологических решений, однако решающее значение имело длительное знакомство с поставщиком услуг.
 
Чтобы быть уверенным в компетенции компании, необходима совместная работа с ее сотрудниками, считает Семейкин. "С 'Омега-Плюс' у нас выработались в лучшем смысле слова партнерские отношения, когда сотрудники прекрасно понимают друг друга", - говорит он. Другим вариантом является личная рекомендация кого-то из коллег, работающих в строительной сфере, однако такой рекомендации никто дать не смог. Доверие и понимание при осуществлении достаточно сложных ИТ-проектов очень важны, поэтому не было даже попытки поиска другого партнера. По сути, выбор исполнителя был предопределен, что значительно облегчило поиск технического решения. Мнение руководства ДСК-1 было однозначным: соответствовать всем предъявляемым требованиям может только Microsoft Dynamics AX. Это касалось как возможностей системы, так и финансовых инвестиций, необходимых для ее внедрения. Данное решение поддержали не только экономические службы, но и все производственные подразделения, прекрасно осознающие необходимость внедрения современных методов и инструментов управления.
 
При выборе системы в первую очередь прислушивались именно к мнению партнеров, насколько возможна адаптация системы без ломки структуры и процессов компании. Наоборот, система должна органично войти в ее деятельность, подстроиться под сложившуюся практику и технологию работы. Поточное производство домов – это конвейер, и для настройки под требования системы его останавливать нельзя.
 
Таким образом, в организацию были привнесены не только информационные технологии, но и накопленный опыт консультантов по применению современных методик управления. Многие проблемы, прорабатывавшиеся совместно с ДСК-1 ранее, уже не вызывали вопросов с точки зрения понимания и были достаточно легко решены на базе современной платформы.
 
Как запряжешь, так и поедешь
 
Несмотря на то, что во всех подразделениях понимали необходимость изменений, объемы и сложность задач пугали, и все колебания разрешил лишь приказ генерального директора. В нем цель внедрения информационной системы была определена следующим образом: "необходимость обеспечения четкой и слаженной работы всех звеньев управления для принятия эффективных управленческих решений, осуществления контроля за себестоимостью строительно-монтажных работ, упорядочения организационной структуры".
 
"Комбинат представляет собой единый организм - все заинтересованы в том, чтобы проект был реализован успешно, и помогают ему. Более того, все, что помогает двигаться вперед, всегда поддерживается генеральным директором", - отмечает Семейкин. Активно поддержали решение и лично руководители экономической службы и бухгалтерии.
 
Экономическая служба осмысленно подошла к запуску проекта. Было создано положение о бюджетировании, проработан организационный регламент по доходной и расходной части, определены центры финансовой ответственности и сформирован справочник направления доходов и расходов.
 
С самого начала проекта существующая на комбинате методическая группа была ориентирована на вопросы проработки методик и регламентов в новой системе. В группу входят заместители главного бухгалтера, сотрудники экономической службы и службы автоматизации, а также руководитель проекта со стороны "Омега - Плюс 91" и представитель аудиторской компании, консультирующей ДСК-1. Все возникающие вопросы решались в ходе еженедельных плановых совещаний.
 
В основе всех систем лежат бизнес-процессы, поэтому руководить проектом внедрения ERP должен специально выделенный для этого бизнес-специалист, уверен Семейкин. Например, в сфере инвестиций понимание бизнес-процессов критически важно. Кроме того, в единой системе происходило объединение многих крупных подразделений, поэтому назначение руководителем проекта заместителя начальника экономической службы ДСК-1 позволило не выпустить процесс из-под контроля.
 
Разработка и внедрение системы управления, главным образом, были переданы компании «Омега - Плюс». Во многом благодаря длительному сотрудничеству она и обладает специалистами, знающими специфику комбината и обладающими необходимой компетенцией. Параллельно "Омега-Плюс" занимается внедрением разработанной ею же системы автоматизации производственной деятельности (планирование производства, логистика, складские операции и пр.) и ее интеграцией с Microsoft Dynamics AX.
 
Управление в три круга
 
С точки зрения экономической службы, задачи проекта были нацелены на повышение эффективности управленческих решений. Вся информация должна быть отражена  в системе, а все документы, зарегистрированные в ней, должны быть связаны между собой бизнес-логикой. Только тогда каждый менеджер сможет полностью отвечать за свой участок, а именно: планирование по своему направлению, учет своих договоров, формирование заявок на оплату по договорам и контроль соответствия факта с утвержденными планами. С помощью созданного решения требовалось скоординировать системы планирования, контроля и информационного обеспечения.
 
Смысл использованного подхода заключается в создании трех кругов управления.



Первый круг: заказ – производственное планирование – балансировка планов – утверждение бюджета. Второй круг: связь заключенных договоров с утвержденными планами – формирование заявки на оплату только из зарегистрированных договоров – оплата только по заявкам, сформированным из договоров. Третий круг: графики поставок по договорам – учет всех операций – создание актива (запланированного заказа). Над каждым из этих контуров организован контроль, а также анализ отклонений.
 
Уже на первой стадии реализации проекта потребовалось формализовать существующие хозяйственные связи в рамках процесса бюджетирования, определить зоны ответственности, назначить кураторов направлений доходов и расходов, что в целом благоприятно отразилось на эффективности управления комбинатом.
 
Однако если человеку новшества не по душе, он может и покинуть компанию, поэтому кадровые вопросы при проведении ИТ-проектов и сопутствующих им организационных изменений всегда будут очень важны. В ДСК-1 справиться с этой проблемой помогла общая дисциплинированность сотрудников.
 
На предприятии сложилась система, характерная для японских компаний: люди приходят сюда работать надолго, а иногда и навсегда. Например, в финансовую службу переходят сотрудники, показавшие себя на производстве, и таких людей значительное количество. Это достаточно распространенная практика – сотрудников, зарекомендовавших себя в подразделениях, переводят в аппарат управления. Поэтому его состав может быть весьма неоднородным. Разумеется, таким людям перестраиваться довольно сложно; тем не менее, ни о каком сопротивлении речи не шло. Кроме того, необходимость изменений была очевидна многим менеджерам. Сыграло важную роль и давнее знакомство с консультантами: сотрудники привыкли, что ничего не делается революционным путем. Они были уверены, что ничего коренным образом меняющего методику работы не произойдет, и уж тем более, что они не будут брошены наедине с системой. Во всяком случае, ни во время проекта, ни после него об уходе никто не заявил.
Разумеется, предыдущая система на базе Abacus Professional была более примитивной, но никаких критических проблем переход не вызвал. Квалификация сотрудников оказалась вполне достаточной.
 
Ничего сверхсложного: работать и не мешать другим
 
В результате проекта было построено четкое разделение обязанностей между сотрудниками сметно-инвестиционного отдела, инвестиционного управления, экономического отдела и бухгалтерии. С точки зрения поддержки принятия решений гарантирована возможность получения и анализа всей необходимой информации по каждому инвестиционному проекту. Все службы предприятия подключены к общей автоматизированной системе, и с января 2007 года регистрация всех договоров проводится только в ней. Все заявки по платежам формируются там же, что позволяет сотрудникам соответствующих подразделений в любое время узнавать о состоянии своих заявок на оплату. Кроме того, руководству доступны подробные сведения о соответствии инвестиционных расходов запланированным.
 
Что немаловажно, все данные по инвестиционным проектам четко структурированы и формализованы: подробно прописаны схемы учета инвестиционных документов и соответствующие бизнес-процессы. При этом пользователи получили возможность анализировать движение документов и состояние процессов со своих позиций.
 
Наконец, общеизвестным результатом создания единого информационного пространства становится устранение разрозненности и дублирования данных, вызванных использованием многочисленных приложений.
 
Таким образом, средствами системы были автоматизированы управление финансами, бюджетирование, инвестиционные бизнес-процессы и бухгалтерский учет.
 
Результатами проекта на данном этапе можно считать усиление контроля над расходами, получение эффективного механизма балансировки бюджетов, возможность оптимизировать процесс расчета показателей бюджета на основании планов, что позволяет уменьшить временные затраты на утверждение бюджетов.
 
Над многими процессами достигнут контроль в режиме реального времени. Например, это касается этапов прохождения платежа (это особенно актуально в условиях удаленных подразделений) и обнаружения расхождения плановой и фактической суммы, что позволяет оперативно получить информацию, необходимую для принятия адекватных мер. В ближайшее время планируется автоматизировать управление подрядной деятельностью и управление движением произведенных активов.
 
В процессе настройки и доработки базового функционала Microsoft Dynamics AX специалисты "Омега - Плюс" разработали и зарегистрировали специализированное отраслевое решение OMEGAplus Development, направленное на повышение эффективности основных процессов девелоперской компании. В качестве его ключевых задач указаны оценка эффективности инвестиционных проектов, управление финансовыми потоками, отслеживание выполнения обязательств между партнерами и контроль производственно-строительной деятельности.
 
"Решение работает, и оно нам удобно, - комментирует Семейкин. -  Ничего сверхсложного: система позволяет контролировать все финансовые потоки, а люди работают,  каждый отвечает за свой участок и не мешает другим. Управление стало более прозрачным, система обеспечивает его правильное построение и регламентированность”.