Представители компаний "Омега-Плюс" и Sodexo комментируют статью о выборе автоматизированной HRM‑cистемы" в журнале "Директор по персоналу", №5, 2013

В журнале "Директор по персоналу" (№5, 2013) вышла статья "Решили установить автоматизированную HRM‑cистему - Как выбрать подходящую? Узнайте, на что способны наиболее популярные версии".

Старший специалист по персоналу Sodexo Россия Елена Белова и руководитель Центра компетенции по HR-решениям компании "Омега-Плюс" Григорий Маркаров рассказали читателям журнала о программном комплексе "БОСС-Кадровик".

HR-директор строительной компании решил провести оценку персонала собственными силами. Штат компании небольшой – всего 350 человек, всех HR-менеджеров попросили участвовать в подготовке и распечатке опросников и оценочных листов. Но рекрутеры, к примеру, были плохими помощниками – прекращать подбор новых сотрудников нельзя. Подготовка растянулась на девять месяцев (вместо трех). А когда провели оценку, подвели HR-ы филиалов – неправильно интерпретировали результаты. В итоге результаты оценки оказались некорректными.

HR-директор понял, что оценку персонала лучше проводить с использованием автоматизированной программы, а точнее – HRM‑системы (HRM), что означает "Human Resource Management", что в переводе на русский язык означает "управление человеческим ресурсом").

Исключаются ошибки. Есть и другие преимущества

Ошибки исключаются практически на 100 %, так как в программе прописано, как используется та или иная технология, как должен протекать процесс. Причем сложный процесс разложен на составляющие, и взаимосвязь между ними выстроена очень тщательно.
Если HR-менеджер или другой специалист, который вправе работать с системой, задумает внести некорректные данные, система даст знать и не примет их. Если речь идет о тестах и опросниках, порядок их интерпретации уже заложен в программе, и она сама все рассчитает и выдаст результат. Так что ошибка из-за влияния человеческого фактора почти сведена на нет. Это во-первых. Во-вторых, в десятки раз сокращаются время и усилия HR‑службы на подготовку к оценке и на саму эту процедуру, существенно сокращается расход бумаги и материалов для принтеров. В-третьих, HRM-система пригодится и для других HR‑процессов. Она оперирует качественными показателями, может выдавать аналитические отчеты, вести "историю" каждого сотрудника.
Если Вы осознали это и смогли убедить руководство компании в том, что стоит приобрести автоматизированную программу для HR-службы, то перед Вами возникнет вопрос – какую именно программу выбрать.

Елена Белова, Старший специалист по персоналу Sodexo Россия:

В одной программе ведем кадровое делопроизводство, в другой - считаем зарплату “В последнее время штат компании увеличился с 1500 до 3500 человек. Собирать и обрабатывать информацию стало сложно и мы приняли решение автоматизировать кадровое делопроизводство. На тот момент расчет зарплаты уже был автоматизирован в другой программе. Выбирая программу для автоматизации кадрового документооборота, мы руководствовались следующими критериями. Важно было, чтобы новая система позволяла вести кадровое делопроизводство без привязки к расчету зарплаты и интегрировалась с уже имеющейся у нас программой. Именно поэтому мы выбрали программу “БОСС-Кадровик”. Вместе с компанией “Омега-Плюс” мы настроили обмен данными и автоматизировали формирование трудовых договоров с учетом специфики работы Sodexo. Автоматизация позволила облегчить документооборот в филиалах, которых у нас более 20, и ускорить консолидацию данных в целом по компании”.

Какие варианты допуска к информации возможны? Только "Открыто" или "Закрыто"?

Большинство пользователей применяют только эти два варианта доступа: в зависимости от рода деятельности сотрудников и их статуса для одних доступ к определенным блокам программы полностью открыт, для других – полностью закрыт. Скажем, видеть персональные данные сотрудников не может никто, кроме определенных лиц в компании. Это правильно, учитывая требования Федерального закона № 152-ФЗ "О персональных данных". Но если говорить о других видах информации, то такая полярность вариантов доступа иногда создает проблемы. Предположим, тот, кто имеет доступ в определенный раздел программы, заболел. А в это время вдруг понадобилось получить статистическую справку по данному разделу. Что делать? Получается, никто, кроме заболевшего, не может запросить в программе данные? Получается, да. Чтобы избегать подобных ситуаций, нужны другие варианты доступа, позволяющие, к примеру, просматривать данные и запрашивать определенные сведения, но не редактировать их.

Григорий Маркаров, руководитель Центра компетенции по HR-решениям компании "Омега-Плюс":

В системе "БОСС-Кадровик" возможность просмотра информации реализована через модуль "АРМ Руководителя". "БОСС-Кадровик" предоставляет возможность разделить доступ сотрудников к разным разделам и блокам программы. Например, в "БОСС-Кадровике" это может сделать сам сотрудник, если Вы наделите его правами администратора и ознакомите с инструкцией по настройке разделения доступа. Ему необходимо воспользоваться специальным инструментом – системой разграничения доступа по ролям.

Автоматизирован ли процесс согласования документов с разными специалистами?

Не все пользователи знают, что практически в любой программе можно настроить функцию "Оформление заявки". И тогда любой сотрудник сможет запросить справку либо отправить на согласование свое заявление на отпуск. Документ появится у тех специалистов, которые должны его увидеть и одобрить либо отклонить.

Пример

В крупной оптово-торговой компании, в которой разные подразделения разбросаны по городу и области, один из работников решил взять кредит в банке, и ему понадобилась справка 2-НДФЛ. Он воспользовался функцией "Оформить заявку" в автоматизированной HR-системе. После того, как сотрудник кликнул на "Оформить заявку", перед ним открылось окно, в котором он сформулировал свой запрос в бухгалтерию. Как только сотрудник закрыл окно, запрос появился в бухгалтерии. Его видит и HR-департамент. Когда сотрудник бухгалтерии составил справку 2-НДФЛ, нажал "Главному бухгалтеру". Тот распечатал справку и подписал, нажал "Готово". Программа известила сотрудника, что документ готов, и его можно забрать в канцелярии.

Григорий Маркаров: В "БОСС-Кадровике" сотрудники компании могут посмотреть, согласован ли нужный документ, в специальном модуле. Он называется "Личные данные". В каждом конкретном случае мы настраиваем его в соответствии с запросом заказчика".

Программа выдает только стандартные отчеты и аналитику либо по индивидуальному запросу пользователя

Практически любая из HRM-cистем готова сделать для пользователя выборку по какому-либо показателю, скажем "Возраст сотрудников", "Образование". Но, как правило, тех отчетов, которые заложены в программе изначально, не хватает. Ведь в работе у HR‑службы возникают разные проекты, порой требуются специфические данные. Например, нужно увидеть, сколько лет работают в компании сотрудники, включенные в кадровый резерв, либо понять, как долго в среднем болели работники в течение года. Чтобы получить такой отчет по нестандартному запросу, в "БОСС-Кадровике" можно использовать один из двух инструментов: "Произвольные списки" или "Анализ кадровых процессов" (АКП). Если решите работать с "Произвольными списками", вручную выбирайте поля, которые необходимы для отчета, перенесите данные в MS Word/MS Excel и там пометьте, в каком виде хотите получить этот отчет – диаграммы или графика. Набор полей можно сохранить в системе, а параметры, например, дату или пол, можно будет изменить, когда приступите к отчету в следующий раз.
Если Вы прибегнете к модулю АКП, то все настройки (например, возраст, образование), которые Вы введете, полностью сохранятся в системе. Когда Вам понадобится аналогичный отчет, не придется заполнять все поля снова. Но в первый раз отфильтруйте нужные поля, потом выберите графический вид отчета, скажем, диаграмму. Перенесите все данные из программы в Excel, и отчет сформируется (образец отчета см. на рисунке).

Отчет о ФОТ, полученный в "БОСС-Кадровике" с помощью модуля АКП

Подробнее о программном комплексе "БОСС-Кадровик" и специальном предложении для компаний с количеством пользователей до 10 человек