"Эффективная система бюджетирования для строительных компаний". Статья генерального директора компании "Омега-Плюс" Михаила Любимова опубликована в "Финансовой газете", №5, 2008

"Финансовая газета", №5 от 31 января 2008

Автор: Михаил Любимов, генеральный директор компании "Омега-Плюс"

Организация системы бюджетирования является основой для управления финансами компании и оперативного принятия грамотных управленческих решений. Этот инструмент работает, даже когда специфика отрасли не позволяет точно спрогнозировать расходы и будущую прибыль, что характерно, в частности, для инвестиционно-строительной деятельности и девелоперских проектов. Для предприятий отрасли неопределенность внешней бизнес-среды проявляется прежде всего в том, что точная себестоимость конечного продукта становится понятной только по завершении проекта, а не в процессе его реализации. При планировании бюджета расходы на строительно-монтажные работы (СМР) закладываются исходя из текущих цен на ресурсы. Когда начинается строительство, цена реализации зафиксирована на год вперед, цены же на ресурсы в течение года "плавают". Если их рост превысит заложенные при составлении бюджета прогнозы по инфляции, компания рискует получить меньше прибыли, чем запланировала.

Еще одна проблема – неопределенность по видам финансирования. Наряду с объектами городского заказа большинство компаний строят инвестиционные объекты. Если по первым можно предположить, что они будут оплачиваться по графику из муниципального бюджета по мере их готовности, то относительно вторых такой гарантии нет. СМР учитываются как вклад в инвестиционные расходы, и отдача от них будет получена только после реализации будущих активов. Причем заранее неизвестно, сколько активов будет реализовано и по какой цене. Чем больше инвестиционных объектов в портфеле компании, тем больше ее риски. Не меньшую проблему представляет и неопределенность по срокам строительства. Нередко монтаж объектов начинается не по графику, а по мере готовности площадей, что осложняет бюджетное планирование.
 
Сама по себе задача по организации системы бюджетирования как инструмента многоуровневого планирования, сбора фактов и их анализа технически не так уж сложна. Сложнее построить систему бюджетирования в организации, позволяющую эффективно работать даже в условиях неопределенности внешней бизнес-среды. В качестве примера приведем систему бюджетирования, реализованную ОАО "ДСК-1" и компанией "Омега-Плюс" на базе Microsoft Dynamics AX. Домостроительный комбинат № 1, создавший в нашей стране технологию панельного домостроения, является одним из лидеров инвестиционно-строительного рынка России. Ежегодно он строит более 1 млн кв. м жилья. Комбинат осуществляет весь комплекс домостроения, от проектных работ до сдачи готовых объектов и управления активами. В его составе – четыре завода по производству ЖБК и ЖБИ, пять монтажных управлений, управление подготовки строительного производства и инвестиций, управление комплектации (УПТК) и специализированное управление по отделке и ремонту. Все они связаны единой технологической цепочкой – конвейером поточного производства домов.
 
В ходе внедрения Microsoft Dynamics AX в ДСК-1 было разработано отраслевое решение OMEGAplus Development, которое включает специализированные контуры планирования, бюджетирования и управления платежами, а также модули управления инвестиционной деятельностью и реализацией активов. В результате проекта создана единая система управления финансовыми потоками, повышена их прозрачность, обеспечена связь производственного и финансового планирования, настроен оперативный анализ плановых и фактических отклонений.  

Разработка системы бюджетирования

Чтобы построить эффективную систему бюджетирования в условиях неопределенности внешних бизнес-факторов, следует соблюсти три ключевых условия. 

Во-первых, руководству нужно четко понимать, какие задачи оно собирается решать при помощи этой системы. В приказе генерального директора ДСК-1 Владимира Копелева задачи системы были сформулированы следующим образом: "обеспечить четкую и слаженную работу всех звеньев управления для принятия эффективных управленческих решений, осуществления контроля за себестоимостью строительно-монтажных работ, упорядочения организационной структуры".
 
Во-вторых, руководство должно детально продумать организационно-методологическую поддержку построения системы бюджетирования:

• что и по каким видам деятельности нужно планировать;
• интересы каких структур компании затронет система бюджетирования (таких структур обязательно будет несколько, и они не привыкли работать в едином информационном потоке);
• на основе чего будет создаваться информационная система (положение о бюджетировании, организационный регламент по доходной и расходной частям, справочники направлений доходов и расходов, центров финансовой ответственности, объектов);
• кто и за что будет отвечать в ходе реализации проекта.
  

В-третьих, система бюджетирования в организации должна быть информационно тесно связана с деятельностью компании, соответствовать текущим схемам ее бизнес-процессов, содержать актуальную информацию по всем подлежащим контролю экономическим показателям, а ее структура – адекватно и оперативно реагировать на все изменения в бизнесе компании и законодательстве. Как показала практика внедрения Microsoft Dynamics AX в ДСК-1, для построения этой информационной взаимосвязи требуются:

• мощная корпоративная ERP-система с богатым функционалом, позволяющим работать с большим объемом данных и поддерживать актуальность всей информации;
• компетентная команда внедрения, готовая настроить эффективное индивидуальное ERP-решение, основываясь на глубоком понимании задач заказчика, а не на шаблонных "тщательно отработанных методиках";
• планомерная и целенаправленная работа со всеми уровнями пользователей.

Организация системы бюджетирования базируется на единых принципах и строится по заранее четко проработанной схеме. Общие принципы автоматизированной системы бюджетирования ДСК-1, реализованной на базе OMEGAplus Development, приведены на рис. 1.

 
 

Трехуровневый подход к планированию

План является точкой отсчета в любой системе бюджетирования. В  ДСК-1 на базе OMEGAplus Development реализована трехуровневая цепочка планирования:
 

• уровень планирования (графиков, объемов поставки, затрат и пр.). Плановые данные в систему вносит менеджер, ответственный за соответствующее направление расходов. При составлении плана он указывает, по какому ресурсу ведется планирование и какой центр финансовой ответственности (ЦФО) будет оплачивать расходы. После согласования с куратором бизнес-направления план утверждается первым заместителем генерального директора и бюджетным комитетом комбината. Наряду с планами по направлениям расходов в целом по предприятию составляются планы расходов по объектам;
• уровень согласования планов. Менеджеры более высокого звена консолидируют планы по всем видам закупок с исполнителями;
• уровень анализа планов. Ответственные за направления кураторы изучают все планы в разрезе направлений расходов или ЦФО и анализируют их исходя из стратегических целей комбината. Информация по направлениям расходов и ЦФО анализируется через бюджеты, при этом предусмотрена возможность расшифровывать, на основе каких планов они составлены. Поле "Направление расходов" заполняет экономическая служба, которая в соответствии с организационным регламентом координирует работу менеджеров, составляющих планы.

 Такой трехуровневый подход с заложенными разветвленными аналитиками позволяет получать ответы на все вопросы, связанные с формированием общего бюджета комбината, бюджетов по объектам и бюджетов по направлениям расходов и ЦФО.  

Управление договорами: работа в связке

В системе бюджетирования ДСК-1 управление договорами связано с уже проведенным планированием и утверждением бюджета. Все заключенные договоры соответствуют определенным планам. Абстрактный договор, не связанный с утвержденным планом, в системе сформировать нельзя.
 
При регистрации договора в OMEGAplus Development система присваивает ему учетный номер и заносит в библиотеку договоров комбината. Регистрируя договор, ответственный менеджер обязан "привязать" его к утвержденному плану расходов. Если с одним планом связаны несколько договоров, то любой следующий заключенный договор должен быть проверен, не превышает ли сумма по нему запланированную с учетом предыдущих договоров.
 
В регламентах бюджетирования определены исполнители и ответственные по каждому договору, а также кураторы по направлениям расходов. Заключением и ведением договоров занимается не юридическая служба, а сотрудник, который планирует соответствующее направление. Руководитель более высокого звена оперативно через систему отслеживает, как планы обеспечиваются заключенными договорами.
 
Важно, что система бюджетирования на комбинате учитывает характерную для отрасли специфику хозяйственных операций: объект может быть почти достроен, а договор еще находится в стадии оформления, согласования сумм, условий и пр. OMEGAplus Development позволяет куратору разрешить проводить операции на основании договора со статусом "Не оформлен". В библиотеке договоров лежит не сам договор, а разрешение куратора. При этом всегда можно проконтролировать порядок в соблюдении договорной дисциплины.  

Контроль оплат и поступлений

Для контроля над расходами в системе бюджетирования ДСК-1 выстроен четкий алгоритм формирования заявок на оплату (включая зачеты, соглашения, вексели и пр.). Заявку можно сформировать только из зарегистрированного в системе договора, который введен на основании плана. Наличие заявки сигнализирует бухгалтеру: средства выделены в соответствии с утвержденным в компании планом расходов.
 
OMEGAplus Development обеспечивает жесткую взаимосвязь между действиями всех пользователей, при этом каждый из них, работая в общей системе, полностью отвечает за свой участок:

• менеджер, который формирует заявку, – за то, что она сформирована по существующему плану и должна быть оплачена в соответствии с условиями конкретного договора;
• исполнитель по договору – за то, что поставка по заявке выполнена;
• финансист – за то, что фактический платеж по заявке соответствует указанной в договоре сумме и не превышает запланированный лимит оплаты.

На основе данной системы коллективной обработки информации для контроля оплат и поступлений формируется платежный календарь (рис. 2). Платежи осуществляются на основании заявок на оплату, имеющих ссылку на строки плана и договор.
 
 
 
Система статусов по заявке ("Создана", "Утверждена", "Поступила в оплату", "Оплачена") позволяет сотрудникам соответствующих подразделений комбината в любое время узнавать о текущем состоянии своих заявок на оплату, а финансистам – в режиме онлайн контролировать этапы прохождения платежа. После присвоения заявке статуса "Оплачена" в OMEGAplus Development фиксируются фактические показатели по плану, а в бюджете – по направлению расходов или ЦФО.
 
Таким образом, на базе отраслевого ERP-решения OMEGAplus Development в ОАО "ДСК-1" создана единая система коллективной обработки информации для формирования бюджетов, управления финансовыми потоками, повышения их прозрачности, оперативного контроля и анализа плановых и фактических отклонений в режиме реального времени, что позволяет незамедлительно реагировать на рыночные изменения и результативно работать даже в условиях характерной для отрасли неопределенности по себестоимости конечного продукта, видам финансирования, срокам строительства.