"Экономная недвижимость". Комментарий руководителя направления внедрения специализированного решения OmegaPlus Development компании "Омега-Плюс" Андрея Субботина для статьи в журнале "CIO", №2, 2009

Экономная недвижимость

Елена Некрасова

В условиях экономического спада, когда происходит резкое сокращение инвестиций, замораживаются строительные проекты, дорожают материалы, особенно важно оперативно контролировать целевое использование материальных и финансовых ресурсов при реализации строительных проектов. Каким требованиям должно отвечать ИТ решение, помогающее сократить издержки и обеспечить прозрачное и рациональное использование инвестиций? Какие возможности и преимущества для бизнеса дают строительным компаниям такие решения?

Интерес строительных компаний к ИТ решениям для контроля использования материальных и финансовых ресурсов может быть обусловлен разными потребностями: все зависит от того, какую роль в проекте играет компания.

Для инвестора важным параметром является целевое использование финансовых ресурсов, поскольку управление денежными потоками — это основной рычаг управления инвестиционным проектом.
 
Иное положение у застройщика. "Он часто находится в позиции „меж двух огней“: с одной стороны, ограничен лимитами финансирования от инвесторов, с другой — постоянными запросами от подрядчиков об увеличении стоимости выполнения работ, — рассказывает Андрей Белозеров, управляющий партнер ГК „Проектная ПРАКТИКА“. — В этих тисках единственно возможным механизмом, позволяющим действовать эффективно, является грамотное управление проектами и ресурсами с использованием современных ИТ решений".
 
Для подрядной организации важными являются не только финансовые ресурсы, но и материальные, и человеческие.

"Здесь, — отмечает Андрей Белозеров, — специфика управленческой задачи усложняется еще тем, что подрядчику важно не только целевым образом использовать ресурсы, но еще и обеспечить отсутствие их простоя. ИТ решения в этих случаях играют существенную роль".  

Андрей Субботин, руководитель направления внедрения специализированного решения OMEGAplus Development компании "Омега-Плюс"

Экономический и финансовый кризис усилил потребности компаний строительного сектора в подобных решениях, поскольку в условиях недостаточности ресурсов целевое их использование становится особенно важным. Специализированные ИТ решения позволяют компаниям отрасли, наряду с увеличением эффективности бизнеса, повысить прозрачность материальных и финансовых потоков. По мнению Андрея Субботина, руководителя направления внедрения специализированного решения OMEGAplus Development компании "Омега-Плюс", в период кризиса, на фоне общей тенденции к сокращению издержек на ИТ, возрастает интерес к минимальному "набору выживания".

Этот набор обеспечивает:

• контроллинг онлайн — предотвращение нецелевого использования средств, точное выполнение бюджетов и сроков;
• мониторинг — постоянное отслеживание ключевых показателей бизнеса, анализ причин отклонений; получение актуальной и достоверной информации в любой момент;
• мгновенную реакцию на изменения и адаптацию к новым условиям — возможность оперативно обеспечить выполнение решений руководства, эффективно изменять бизнес процессы без потери управляемости.

Специализированные ИТ решения для контроля целевого использования материальных и финансовых ресурсов являются инструментом поддержания стабильности, устойчивости и экономической безопасности компаний отрасли в условиях кризиса.

Строим вместе

Каким требованиям должно отвечать современное ИТ решение для контроля целевого использования ресурсов при реализации строительных проектов, соответствующее мировым стандартам и учитывающее российские реалии?
Полноценное ИТ решение для контроля целевого использования ресурсов должно обеспечивать:

• календарное, ресурсное планирование и контроль строительных проектов;
• мониторинг инвестиционных показателей строительных проектов, обеспечение детальной и консолидированной отчетности по исполнению инвестиционных бюджетов проектов;
• планирование и мониторинг договорной работы по объектам строительства;
• планирование и мониторинг поставок на объекты строительства;
• работу с освоенными объемами (учет, анализ и прогнозирование);
• обеспечение проектных коммуникаций (документооборот, проектные порталы).

В первую очередь, по мнению Андрея Белозерова, ИТ решение должно охватывать все этапы инвестиционного проекта капитального строительства:
предынвестиционный (предпроектная проработка, планирование инвестиций, расчет экономической эффективности);
инвестиционный (планирование и контроль инженерных изысканий, проектных, строительно монтажных и пусконаладочных работ, ввода объекта в эксплуатацию);
постинвестиционный (эксплуатация построенного объекта).
Во-вторых, решение должно реализовывать методики ресурсного планирования и мониторинга, заложенные в международных стандартах управления проектами. Это методики критического пути и критических цепочек, освоенного объема, прогнозирования хода реализации проектов капитального строительства, а также возможность перекрестного мониторинга на основе данных подрядчиков и данных супервайзинга заказчика и др.

В то же время в ИТ-решении должна быть учтена и российская специфика:

• планирование и контроль исполнения сметных стоимостей (в том числе на базе актов КС 2 и КС 3);
• специфика законодательства в области налогообложения в строительстве (прием НДС к зачету и т. д.);
• сложность и комплексность организационных схем реализации проектов капитального строительства, сложность схем взаиморасчетов;
• специфика работы с инвестиционными правами и правами собственности (например, переуступка прав).

Очевидно, что выгоднее и эффективнее не внедрять систему "с нуля", а реализовать специализированное отраслевое решение, основанное на выбранной платформе. "Остановите свой выбор на разработке, которая уже прошла успешное внедрение и используется в компаниях отрасли, — советует Андрей Субботин. — Это поможет сократить сроки проекта и расходы, избежать ошибок и проблем при внедрении, поскольку регламенты специализированного решения уже отработаны у реального клиента, который развивает свой бизнес в той же отрасли, что и вы".
 
Важной особенностью создания ИТ решения является возможность поэтапного внедрения функциональности в соответствии с текущими потребностями бизнеса и с возможностями выделенного бюджета. Специализированное решение можно внедрять как комплексно, так и помодульно. Например, если в условиях кризиса бюджет на внедрение ИТ решения ограничен, на первом этапе достаточно начать с внедрения функционала для контроля целевого использования финансовых ресурсов, за один месяц реализовать блок антикризисного управления и контроля финансов — бюджетирование и казначейство. Чтобы ИТ решение начало как можно скорее приносить эффект, особенно в условиях кризиса, сначала нужно оптимизировать финансовые потоки внутри компании — настроить ядро системы (бюджетирование и казначейство). В дальнейшем к ним будет проще и логичнее "привязать" материальные потоки, нарастить нужный, но не являющийся "предметом первой необходимости" специализированный функционал — например для управления инвестиционной деятельностью.
 
Эксперты также советуют не игнорировать опыт многих компаний строительной отрасли, прошедших путь внедрения аналогичного решения: наиболее эффективный способ внедрения ИТ решения — привлечение профессиональных консультантов — разработчиков специализированного решения для строительной отрасли, основанного на выбранной платформе. Это будет дополнительной гарантией успеха проекта, поскольку у таких консультантов уже есть подтвержденный опыт внедрения платформы и компетенция в области регламентации и автоматизации отраслевых бизнес процессов. Кроме того, это позволяет снизить расходы на оплату труда специалистов: на первый взгляд, штатный консультант "стоит" дешевле, но его зарплата за весь период проекта превысит стоимость внешних консультантов, пришедших с собственным решением.
 
Специализированное отраслевое ИТ решение на платформе ERP может быть интегрировано в любые используемые в компании программные приложения, прежде всего в систему контроля договорных обязательств, логистические системы, системы планирования инвестиционной деятельности и системы управления проектами. "При этом важно, чтобы интеграция реализовывалась поэтапно, без перегрузки пользователей систем, — подчеркивает Андрей Белозеров. — Кроме того, до этапа технической реализации интеграционных решений должны быть проработаны организационные и методологические связки между интегрируемыми управленческими контурами".

Андрей Субботин советует учесть, что интегрировать решение для контроля целевого использования материальных и финансовых ресурсов во все системы сразу не имеет смысла: "В первую очередь нужно настроить объединение управленческого учета с бухгалтерским и интеграцию в системы „клиент — банк“. После этого можно совмещать ИТ решение с любыми другими приложениями. Рекомендую также на первоначальных этапах внедрения не увлекаться интеграцией, в которой, как правило, нет очевидной необходимости — например в сметные программы".
Управление финансами. Недорого

Как можно снизить расходы на внедрение и эксплуатацию решения для контроля целевого использования материальных и финансовых ресурсов?
 
Во-первых, удешевить проект можно, используя готовое специализированное отраслевое решение. Это позволит сократить расходы на регламентацию бизнес процессов, адаптацию выбранной платформы под специфику отрасли, оплату труда специалистов команды внедрения. Кроме того, выбор готового решения сэкономит время:как показывает практика, для внедрения системы управления финансами на базе специализированного отраслевого решения достаточно одного месяца, комплексное же решение потребует от 2–3 месяцев до полугода. "Не рекомендую использовать чересчур дешевые „самописные“ решения, которые нацелены на краткосрочную перспективу, — предостерегает Андрей Субботин. — Целесообразно на этапе выбора приложения задуматься о будущем и выбрать программный продукт, который позволит в дальнейшем наращивать функциональность ИТ решения".
 
Во-вторых, можно на первом этапе реализовать только "ядро" ИТ решения — функционал для бюджетирования и казначейства, а дальше — "наращивать" дополнительные модули в зависимости от необходимости (планы, учет договоров и т. д.). "В этом случае инвестиции в создание системы растягиваются во времени, тем самым снижая одномоментную нагрузку, — отмечает Андрей Белозеров. — Кроме того, уже на начальных этапах можно понять, насколько система эффективна для организации и стоит ли продолжать ее внедрение".
В третьих, недостатки текущего экономического спада могут обернуться достоинствами: во время кризиса разработчики решений, как правило, предлагают различные скидки.

Лекарство от кризиса

Строительная отрасль консервативна. Проведение изменений в строительных компаниях (в том числе и внедрение ИТ решений), как правило, проходит менее динамично, чем, например, в телекоме или банковском секторе. Тем не менее в нарождающемся классе "современных" строительных компаний, к которым можно отнести девелоперов, инжиниринговые центры и др., внедрение может происходить существенно более эффективно и динамично.
Многие организации отрасли в период кризиса свернули реализацию ИТ проектов. С другой стороны, ряд компаний именно теперь считает необходимым автоматизировать финансовое управление — бюджетирование и казначейство.

В условиях экономического спада спрос на специализированные ИТ решения для автоматизации управления финансами обусловлен тем, что они позволяют сохранить имеющиеся средства, поддержать финансовую стабильность компании, обеспечить устойчивость и экономическую безопасность бизнеса.
 
Основной эффект от решений контроля целевого использования материальных и финансовых ресурсов заключается в экономии средств при реализации строительных проектов. При этом экономия достигается без потери качества — за счет уменьшения сроков реализации проектов, сокращения времени простоя оборудования и рабочих бригад и т. д. Есть и сопутствующие эффекты: увеличение прозрачности реализации проектов и портфеля проектов для среднего звена и топ-менеджмента организации, снижение рисков получения штрафных санкций от контрагентов за счет оптимизации сроков и качества реализации проектов.

Профессиональное мнение

Андрей Субботин, руководитель направления внедрения специализированного решения OMEGAplus Development компании "Омега-Плюс":

Даже если у вас, как и у любой компании отрасли, множество требующих автоматизации задач, в первую очередь (особенно в условиях кризиса) необходимо "закрыть" вопросы бюджетирования и казначейства. Поэтому начинать внедрение нужно с построения системы управления финансами. В условиях кризиса это позволит пережить сложившуюся кризисную ситуацию в режиме экономии — за счет рационального планирования и четкого контроля исполнения бюджета в любой момент получать срочную, достоверную, порой жизненно важную информацию о работе того или иного подразделения, проекта и предприятия в целом оптимизировать себестоимость и расходы объективно оценивать эффективность работы персонала и подразделений на любом уровне. В дальнейшем система управления финансами на платформе класса ERP должна стать основой наращивания специализированного функционала для управления отраслевыми бизнес-процессами. Такое ИТ-решение не только позволит контролировать целевое использование материальных и финансовых ресурсов при реализации строительных проектов, но и обеспечит получение ответов на любые другие вопросы, связанные с управлением предприятием отрасли.

Андрей Белозеров, управляющий партнер ГК "Проектная ПРАКТИКА":

Консультанты должны понимать не только строительную специфику вообще, но и особенности строительства объектов в отрасли заказчика. Аналогичный критерий может быть применен по отношению к ИТ!решениям: они по максимуму должны учитывать специфику строительства отраслевых объектов.
 
Необходимо отметить, что система управления проектами не внедряется "под ключ", а взращивается изнутри компании.
 
Консультант, обещающий внедрение под ключ, — это почти шарлатан. Для эффективного внедрения необходима совместная команда, состоящая из консультантов и сотрудников заказчика.
 
Поэтому, на мой взгляд, целесообразно работать с компаниями, исповедующими именно такой подход.

В целом, ИТ-решение должно быть теснейшим образом увязано с корпоративной методологией управления проектами и ресурсами. Без соответствующих описанных и принятых в компании организационных решений система, скорее всего, либо не будет работать вообще, либо будет работать неэффективно. Вместе с тем ИТ-решение должно быть встроено в общий контур управления компанией, то есть совмещено с ERP-системой, системой логистики и управления поставками, системой организации и контроля договорной работы.